Переваги та недоліки електронного документообігу
Електронний документообіг у 2022 році став основним способом комунікації між бізнесом та державою, а також між бізнесом та бізнесом. Бухгалтерська програма Медок та кілька інших альтернатив повністю витіснили з українського ринку російські аналоги. Виявилося, що наші послуги добре працюють і набагато краще підходять для ведення бізнесу в країні.
Але чи має така прекрасна система, як ЕДО, недоліки? Звичайно ж да. Почнемо із розгляду саме їх.
Нестачі електронного документообігу
Хочеш працювати з ЕДО – будь ЕДО. Одним із серйозних недоліків ЕДО є те, що для роботи з контрагентами вам потрібно, щоб вони також використовували ЕДО. А в деяких випадках навіть користувалися тією ж програмою, що і ви. Уявіть, що ви не можете зателефонувати клієнтові, тому що він має іншу модель телефону. Жахлива ситуація.
Однак у більшості програм вона вирішується. Так, система Медок дозволяє не тільки обмінюватися документами з контрагентами, які використовують інші програми, але й з тими, хто їх зовсім не використовують - через веб-інтерфейс.
Неможливість укладання договорів із іноземними компаніями. Тут поки що пересувань немає, хоча держава намагається підписати договори з Євросоюзом, Штатами та іншими країнами для стандартизації ЕДО. Однак, різниця в законодавствах та діджиталізації різних країн поки що заважає процесу.
Можливість втрати ключа. Якщо говорити про підпис - то втратити флешку із цифровим підписом, звичайно, простіше, ніж втратити руку, яка пам'ятає як підписувати документи. І до 2022 року це могло бути проблемою, але на сьогодні КЕП можна зберігати в хмарному сейфі і отримувати до нього доступ з будь-якого пристрою в будь-якому місці.
Переваги електронного документообігу
З перевагами ви, швидше за все, знайомі не гірше нашого, але пройдемося основними.
Вартість. Утримувати друковану техніку в офісі, закуповувати канцелярію – папки, конверти, марки, шукати приміщення для постійного зберігання архіву. Все це у довгостроковій перспективі виливається у копійчину. Не говорячи вже про доставку документів туди-сюди – кур'єри, поштові сервіси.
З електронним документообігом також потрібно витратитись. Але вартість набагато нижча. Купити або продовжити Медок обійдеться вам приблизно в ту ж суму, що коштує канцелярія на місяць. З огляду на те, що у вас невелика компанія.
Простота переходу. Цей пункт для багатьох міг би опинитися у розділі із недоліками. Однак у страху очі великі. Насправді для переходу компанії на електронний документообіг Медок достатньо пройти кілька етапів:
- Купити Медок у Києві
- Запросити спеціаліста до офісу, який покаже як з ним працювати
- Витратити тиждень на переведення всіх процесів в електронну площину.
Готово, ви перейшли на ЕДО – нічого страшного.
Надійність документів. Тут можна сказати про надійність із двох сторін. По-перше, неможливо підробити вашу КЕП. Навіть бухгалтер, який підписує від імені компанії документ робить це своєю, унікальною КЕП. Завжди зрозуміло, хто де і навіщо підписав. По-друге, зберігати копії документів на двох-трьох резервних серверах набагато надійніше, ніж у підвалі вашого будинку.
