Преимущества и недостатки электронного документооборота
Электронный документооборот в 2022 году стал основным способом коммуникации между бизнесом и государством, а также между бизнесом и бизнесом. Бухгалтерская программа Медок и несколько других альтернатив полностью вытеснили с украинского рынка российские аналоги. Оказалось, что наши сервисы отлично работают и намного лучше подходят для ведения бизнеса в стране.
Но есть ли у такой прекрасной системы, как ЭДО, недостатки? Конечно же да. Начнем с рассмотрения именно их.
Недостатки электронного документооборота
Хочешь работать с ЭДО - будь ЭДО. Одним из серьезных недостатков ЭДО является то, что для работы с контрагентами вам нужно, чтобы они также использовали ЭДО. А в некоторых случаях, даже пользовались той же программой, что и вы. Представьте, что вы не можете позвонить клиенту, потому что у него другая модель телефона. Ужасная ситуация.
Однако, в большинстве программ она решается. Так, система Медок позволяет не только обмениваться документами с контрагентами, которые используют другие программы, но и с теми, кто вовсе их не используют - через веб-интерфейс.
Невозможность заключения договоров с иностранными компаниями. Тут пока что сподвижек нет, хотя государство и пытается подписать договора с Евросоюзом, Штатами и другими странами для стандартизации ЭДО. Однако, разница в законодательствах и диджитализации разных стран пока что мешает процессу.
Возможность потери ключа. Если говорить о подписи - то потерять флешку с цифровой подписью, конечно, проще, чем потерять руку, которая помнит как подписывать документы. И до 2022 года это могло бы быть проблемой, но на сегодня КЭП можно хранить в облачном сейфе и получать к нему доступ с любого устройства в любом месте.
Преимущества электронного документооборота
С преимуществами вы, скорее всего, знакомы не хуже нашего, но пройдемся по основным.
Стоимость. Содержать печатную технику в офисе, закупать канцелярию - папки, конверты, марки, искать помещение для постоянного хранения архива. Все это в долгосрочной перспективе выливается в копеечку. Не говоря уже о доставке документов туда-сюда - курьеры, почтовые сервисы.
С электронным документооборотом также нужно потратиться. Но стоимость намного ниже. Купить или продлить Медок обойдется вам в примерно ту же сумму, что стоит канцелярия на месяц. С учетом, что у вас небольшая компания.
Простота перехода. Этот пункт для многих мог бы оказаться в разделе с недостатками. Однако, у страха глаза велики. На деле для перехода компании на электронный документооборот Медок достаточно пройти несколько этапов:
- Купить Медок в Киеве
- Пригласить специалиста в офис, который покажет как с ним работать
- Потратить неделю на перевод всех процессов в электронную плоскость.
Готово, вы перешли на ЭДО - ничего страшного.
Надежность ваших документов. Тут можно сказать о надежности с двух сторон. Во-первых, невозможно подделать вашу КЭП. Даже бухгалтер, который подписывает от лица компании документ делает это своей, уникальной КЭП. Всегда понятно кто где и зачем подписал. Во-вторых, хранить копии документов на двух-трех резервных серверах намного надежнее, чем в подвале вашего дома.
