10 советов по управлению проектами

Вне зависимости от конкретной специфики проекта, управление проектами представляет собой деятельность, которая направлена на достижение поставленных целей посредством капитала, времени, людей и других доступных ресурсов. Планирование, как на короткий, так и на продолжительный срок, – основа, на которой базируется управление любыми проектами.

Выбор методик, намеченных для применения к конкретным бизнес-процессам, зависит от приоритетности поставленных задач и от обозначенных сроков их достижения.

По сути, управление проектами – ничто иное, как решение ряда небольших задач на каждом этапе проекта, успешное достижение которых приближает к глобальной, поставленной изначально, цели.

Закрепление за каждым из участников проекта четко сформулированной задачи, с определением срока ее исполнения выступает залогом успешного управления проектами.

10 советов по успешному управлению проектами

1. Коммуникация

Одним из факторов, способствующих сплоченности команды и совместному достижению поставленных целей, выступает поддержание постоянной коммуникации с каждым из членов проектной группы и потенциальными ключевыми потребителями.

2. Группа управления рисками

Управление любыми проектами изначально связано с разного рода рисками, именно поэтому крайне важно создать такую команду, работа которой будет направлена на их отслеживание и при возникновении – на нейтрализацию. При возникновении проблем эта группа возьмет на себя функции первой линии обороны.

3. Всегда в курсе дела

Схожесть представлений всех заинтересованных лиц о результате и о ходе работ, напрямую влияет на успешность проекта. Отличное решение, которое даст возможность выработать единое видение, – проведение установочного совещания.

4.  Детальное описание

Распределение задач и зоны ответственности – часто возникающая проблема в процессе управления проектами. Избежать различных накладок поможет тщательно составленный документ, в котором четко указаны объемы работ каждого участника проектной группы.

5. План работ

Чтобы каждая из задач была сдана своевременно, очень важно составить подробный план работ с четко прописанными этапами проекта и сроками исполнения каждого из них. Это позволяет оформить изменения в частях проекта, как измеримые цели, которых достичь уже гораздо проще.

6. «Бортовой» журнал

Во избежание ситуаций, когда происходит задержка каких-то работ и приходится разбираться в причинах произошедшего, в том кто виноват и как предупредить подобное в будущем, стоит вести «бортовой» журнал. В нем фиксируют все происходящее в процессе работы над проектом. Такой подход гарантирует наличие данных, которые важны, как для принятия эффективных решений, так и для возможности проанализировать допущенные ошибки.

7. Цените критику

Все, в том числе и менеджеры по управлению проектами, способны ошибаться либо не всегда оптимально действовать. Поэтому грамотному проект менеджеру для достижения главной задачи необходимо помнить, что результат, в первую очередь, зависит от человеческого ресурса – исполнителей. Прислушиваясь к отзывам и критике членов команды, удастся обеспечить оптимизацию работы и приобретение навыков по-настоящему эффективного руководителя.

8. Оговаривайте последствия

Нередко в процессе работы над проектом появляется новая дополнительная задача. И тут важно не только принять ее, но и сразу объяснить заинтересованной стороне «цену» ее реализации, как по бюджету, так и по срокам.

9. Оформляйте новые соглашения

С поступлением новых запросов неизбежно происходит и наращивание объема проекта. Это требует разработки и задокументирования актуального компромиссного плана действий. Это позволит оценить, как изменится объем работ и то, как это повлияет на проект. Составленный на основе новых соглашений документ воспрепятствует недопониманию в будущем, в том числе и претензиям по возможным сдвигам дедлайна.

10. Итоговое совещание

Полное завершение проекта – еще не конец. Глубокое осмысление достигнутых результатов помогает оптимизации работы над будущими проектами.

Идеальное решение – организовать итоговое совещание, на которое пригласить всех участников завершенного проекта, и совместно обговорить успехи, и те моменты, которые можно было улучшить. Постоянная оптимизация работы – гарантия экономии времени и финансов в будущем.

Сервис для контроля проектов Worksection

Worksection – эффективная система управления проектами и контроля задач, которая предназначена для комфортного отслеживания всех аспектов: отдельных подзадач, дедлайнов, выделенного бюджета и временных затрат.

Сервис для контроля проектов Worksection абсолютно универсален, что позволяет адаптировать его в компании/организации совершенно любой направленности и масштаба, и осуществить настройки под индивидуальные задачи.

Предлагаемое решение обеспечивает постоянную связь между всеми членами проектной группы, данные о каждом из проектов и их текущих стадиях собраны в одном месте, а информация о достигнутых результатах доступна и понятна всем.